現在の運用例
申込を確認 → 名簿に転記 → 一人ずつ案内 → 受付状況を記録 → 回答を集計 → 顧客へ連絡
同じ情報を複数のツールで扱うときは、更新・照合が必要な工程を洗い出します。
SEMINAR OPERATIONS
セミナー運営の自動化。
申込からLINE案内、
受付・開催後フォローまで。
名簿への転記、参加者への連絡、アンケートの整理。繰り返す事務局の仕事をつなぎ、企画と参加者対応に使える時間を増やす仕組みを考えます。
京都・大阪を中心に、全国オンライン対応。既存ツールの連携から、業務に合わせたシステム開発までご相談いただけます。
セミナー運営業務を無料で相談するBEFORE / AFTER
毎回の手作業を、
ひとつながりの運用へ。
導入後の設計例
申込情報を一元管理 → 対象者へ案内 → QR受付 → 回答を整理 → 担当者が確認してフォロー
すべてを一度に置き換えず、時間がかかる工程から小さく検証します。
申込・名簿
申込情報を一覧にまとめ、参加・キャンセルの状態を管理します。転記先を減らし、開催回ごとの名簿を確認できる構成を考えます。
案内・リマインド
開催情報と配信対象を確認し、LINEやメールで案内する流れを設計します。送信履歴、キャンセル除外、再送の条件も整理します。
当日の受付
QRコードと参加者情報を照合して受付状態を更新。重複受付や端末・通信トラブル時の手動受付も想定します。
アンケート・フォロー
回答を参加者情報とひも付け、自由記述の分類はAIで補助。担当者が内容を確認してから、個別のフォローにつなげます。
MODEL CASE
削減できる時間を、
導入前に試算する。
月40時間の事務作業が月10時間になると想定した場合、月30時間の削減。時給2,000円換算では、次の業務時間相当になります。
人数・業務時間を変えて試算するOUR PRODUCT
画面で確認できる、
自社開発「クエストAI」。
顧客管理、LINEによるセミナー案内、事前・事後アンケート、QRコード受付を扱う自社開発システムです。
掲載画面は開発内容の紹介です。上記のモデルケースは、このシステムを導入した顧客の測定実績ではありません。個別の連携やAI補助の対応範囲は、ご相談時に確認します。
クエストAIの画面・機能を見るSTART SMALL
必要な範囲と、
続けられる費用を決める。
業務を整理
開催頻度、申込件数、担当人数、各工程の時間、使っているツールを確認します。
一工程で検証
案内や集計など一つの工程で、操作・精度・人による確認時間を確かめます。
運用に合わせて導入
権限、キャンセル、重複、通信トラブルへの対応を含めて、担当者と運用を決めます。
効果と費用を比較
導入前後の時間・件数・品質を比較。LINE・AIなどの利用料や保守費を含めて継続を判断します。
セミナー運営の自動化で、
よくある質問。
今の申込フォームやExcelは使えますか？
まず現在のフォーム、名簿、配信ツールを確認します。データ出力やAPIの有無に応じて、既存ツールを残して連携する方法と、管理画面をまとめる方法を比較します。すべてのツールと連携できるという保証ではありません。
LINEとメールのどちらが必要ですか？
参加者の利用状況と現在の案内方法で決めます。LINE公式アカウントを使う場合は友だち登録と申込情報のひも付け、メールの場合は配信先・不達の確認を含めて設計します。
AIに任せる仕事と、システムで自動化する仕事は？
申込管理、受付状態、配信日時などの確定情報はシステムで扱います。AIは案内文やアンケート分類の下書きに使い、担当者が確認します。AIに参加者情報や日時を推測させません。
導入費用と期間はどのように決まりますか？
申込・配信・受付・アンケートのどこまで対象にするか、開催件数、管理者の権限、連携先で変わります。業務整理後に開発費と運用費を分けて見積もり、検証から本導入までの期間をご案内します。
個人情報はどう扱いますか？
必要な情報、閲覧できる担当者、保存期間、利用するサービスの条件を確認して設計します。AIによる回答分類に氏名や連絡先が不要なら、匿名化したデータで処理する方法を検討します。